jeudi 12 septembre 2013

#geneatheme : J'organise ma généalogie avec Evernote

photo credit: whatleydude via photopin cc

Pour organiser sa généalogie il existe différents systèmes. Certains préfèreront le cahier, d'autres le carnet ou l'ordinateur. Là encore, certains préfèreront utiliser un tableur, alors que d'autres préfèreront la simplicité du traitement de texte. Pour ma part, mes deux alliés dans mon organisation sont un carnet et une application. Découvrez comment j'ai simplifié mon organisation grâce à Moleskine et Evernote.

Le dernier venu dans mon sac s'appelle Moleskine. Pourquoi ce petit carnet est venu s'y nicher ? Parce que je devais me séparer de mon Filofax (trop lourd) et que je cherchais comment avoir sur moi un mini-agenda avec ma liste de choses à faire et un pense-bête sans que cela ne pèse sur mes épaules.
J'aurais pu me contenter de mon iPhone mais j'aime écrire, le choix du stylo, les couleurs, le contact du papier, et surtout, je me souviens et j'organise mieux mes plannings et mes idées en les écrivant. Ce sont toutes ces raisons qui ont fait que mon carnet Moleskine me suit maintenant partout.
Plus qu'un pense-bête, ce carnet me permet de noter, où que je sois, tout ce qui me passe par la tête, que ce soit personnel, professionnel ou généalogique.
Lorsque j'allume mon ordinateur, la première chose que je fais est de consulter mon carnet et de noter en lieu et place les idées qui me sont venues.

"Oui mais pour la généalogie où les noter ?" allez-vous me demander. Tout dépend du sujet.

S'il s'agit d'une idée d'article, j'ai créé une note Evernote qui s'appelle .To Do List dans laquelle je note toutes mes idées d'articles avec comme intitulé "Article Blog". L'intérêt est que je peux y lier d'autres notes qui me serviront de documentation au moment de la rédaction.
S'il s'agit d'une idée générique (idée encore floue sur un sujet mais qui me trotte en tête depuis quelques temps), je la note également dans ma .To Do List. Au fur et à mesure que cette idée prendra forme je pourrai alors la documenter comme précédemment.
S'il s'agit d'une idée concernant une recherche sur ancêtre, je vais la noter dans son journal de bord.

Le Journal de bord : le tout en un de la généalogie avec Evernote.

En février 2012 je vous indiquais pourquoi et comment mettre en place une ligne de vie (1), puis en novembre, je vous recommandais de tenir un journal de recherches (2). Cette même année, je mettais en place le système dans Evernote en créant un dossier par individu et une note par évènement (3).
Sur ce dernier point, je me suis aperçue à l'utilisation que le système était lourd et faillible. Lourd car les informations étaient dispersées dans plusieurs notes, faillible car Evernote ne permet la création que de 250 carnets. Comme Evernote n'est pas exclusivement réservé à ma généalogie, j'ai réalisé que j'allais être rapidement confrontée à un problème.
J'ai donc repensé mon système d'organisation et le journal de bord est né.
J'ai créé un dossier "Généalogie recherches" dans lequel je créé deux notes par individu; une note ".Journal de bord", une note "Documents" (4). Je nomme ces notes sous le format n°sosa (6 caractères)_nom prénom_.journal de bord (ou documents).        
Petit rappel : la présence du "." devant le titre de la note permet de la placer en haut de la liste. Ainsi la note .Journal de bord sera toujours affichée en premier.
Voyons ensemble de quoi se composent ces deux notes.

.Journal de bord
  • Check-list : elle consiste en une liste des principales archives à consulter. Lorsque je créé la note, toutes les lignes sont en rouge : A rechercher; orange signifie En attente; vert : recherche effectuée. Selon la nature des renseignements trouvés au fur et à mesure de mes recherches, cette liste peut s'étendre à d'autres ressources.
  • Ligne de vie : elle me permet de détecter des trous, des anachronismes (en rouge) et de vérifier que la transcription de l'acte (T) a été faite, la saisie des données et sources dans mon logiciel (MFT) réalisée et vérifiée dans Geneanet (G)
  • Journal : il s'agit du journal de recherche dans lequel je note la date de ma recherche, ce que je recherche, où (Source, Type, Cote), ce que je trouve (Analyse), ce que j'en conclus (Conclusion), ce qu'il me reste à faire (A faire) et le suivi (Suivi)
Lorsque je détecte une anomalie (ex. l'âge de Jean-Marie DESFONDS dans le recensement 1872), je vois tout de suite dans le journal de recherche si j'ai vérifié et documenté cette anomalie.
 
J'ai ainsi un format synthétisé de mes recherches. 


Documents

Dans cette note, je créé un tableau en 3 colonnes.Dans la première colonne j'indique la date et le type du document, dans la deuxième colonne je mets la photo du document, dans la troisième colonne la transcription.
Point intéressant, la partie transcription. Sous Windows, le logiciel Transcript est une excellente aide, malheureusement il n'existe pas de version fonctionnant sous Mac. Lorsque la photo et/ou la qualité d'écriture le permettent, ce tableau permet de faire la transcription directement.

En une seule note j'ai sous la main tous les documents en ma possession, léger et pratique en déplacement.

Pour moi, c'est l'organisation idéale, en deux documents je retrouve toutes les informations en ma possession sur un individu. Que vous travaillez avec Evernote ou pas, si vous vous organisez avec des tableaux, essayez ce format et venez témoigner dans les commentaire.

(4) Evernote permet la création de 100 000 notes


Ecrit par Sophie Boudarel

7 commentaires:

  1. Bravo Sophie : il s'agit vraiment d'un dossier complet où tous les éléments sont regroupés sur un seul ancêtre, un vrai tableau de bord. Bon je vois que j'ai du pain sur la planche.
    J'aime bien le journal de recherches, que moi je faisais simplement sur mes dépouillements de registres, mais pas sur un ancêtre en particulier (sauf dans mon essai de ligne de vie).
    J'aime bien aussi les 3 dernières colonnes de ta ligne de vie qui apportent de la rigueur et permettent de s'assurer de l'exactitude des notes.
    Merci beaucoup pour ces précieux conseils : du coup, j'ai du pain sur la planche.
    Je sais d'emblée que je ne l'appliquerai au début qu'à certains ancêtres, mais la rigueur est un élément essentiel en généalogie.

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  2. Merci Benoît.

    Le journal de recherche est utile à toute recherche, quelque soit l'individu sur lequel tu travailles.
    Concernant le niveau de détail, sauf cas précis, comme l'exemple en photo (discordance de date dans le recensement), pas besoin de raconter sa vie ! Il suffit de saisir le type de document consulté, la cote, ce qui a été consulté, quand, et voilà ;-)

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  3. J'aime beaucoup tes articles sur l'organisation qui m'ont (déjà) donné quelques idées et bons conseils en ce qui me concerne !
    Je me suis mis récemment sur Evernote. J'avais commencé à créer des dossiers de notes par ancêtre. J'avais créé une note "ligne de vie", une note "recherches". En dernier, j'avais également intégré pour certains de mes ancêtres dont l'histoire était assez documentée, une note biographie.
    En ce qui concerne tes notes "documents", j'imagine que cela doit peser son poids en ko. Du coup, est-ce que cela t'a demandé de passer en mode premium ? J'hésite à intégrer des fichiers...
    A bientôt

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  4. Bonjour Sébastien et merci ;-)

    Evernote, en mode gratuit, te permet de télécharger jusqu'à 60 Mo de données chaque mois, cela est déjà beaucoup.
    J'y ajoute certes des copies d'actes mais je les retravaille pour qu'ils ne soient ni trop grands ni trop lourds dans ma base.
    J'ai un compte Premium, qui autorise jusqu'à 1 Go par mois, et j'avoue n'avoir utilisé ce quota que 3 ou 4 fois. J'utilise le Premium pour la possibilité d'avoir accès aux notes hors-connexion.

    A bientôt.

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  5. Bonjour Sophie,

    J'ai découvert avec intérêt tes articles sur l'organisation de la généalogie. J'utilise aussi Evernote et je ne savais pas trop comment organiser tous les renseignements recueillis et tes conseils m'ouvrent de nouvelles perspectives.
    Bonne continuation.
    Marie-Françoise

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  6. Bonsoir Marie-Françoise,

    Contente que cela t'aide à utiliser Evernote ainsi que dans ton organisation. Ensuite tu verras à l'utilisation et tu feras ta propre sauce ;-)

    Sophie

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  7. Bonjour Sophie,
    Idem pour moi qui ne suis pas très organisé à la base !
    J'utilise des carnets Moleskine depuis longtemps et l'appli Evernote sur mon Smartphone et mon ordinateur ça a changé ma vie de généalogiste amateur !
    Frédéric

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