mardi 10 avril 2012

Comment organiser ses dossiers généalogiques ?

Image: sheelamohan / FreeDigitalPhotos.net 

Lorsque l'on commence sa généalogie, le nommage des fichiers et des sources n'est pas le premier souci. L'enregistrement se fait au fur et à mesure des découvertes, selon l'inspiration du moment.
Un document sera appelé "Naissance Tata Odette 1912", la photo sur laquelle elle apparaît sera nommée "Tatie à Saint-Malo". 
Au commencement, nous nous retrouvons dans nos quelques documents, mais lorsque les ancêtres se font de plus en plus nombreux ainsi que les documents les concernant, nous nous posons alors la question de l'organisation de nos fichiers et du nommage des sources.

Je vous propose un dossier en 3 parties sur ce thème. Nous verrons ensemble comment organiser les fichiers informatiques puis comment nommer les sources et enfin comment utiliser les sources en généalogie.



Comment organiser ses fichiers généalogiques ?


En étudiant le fonctionnement du logiciel Gramps, j'ai constaté que la numérotation Sosa était inexistante. 
Alors que mon système de classement repose sur cette numérotation, je me suis demandée comment gérer mes fichiers et mes sources sans cette codification.
Parallèlement, suite à une recherche généalogique que je mène sur une branche non Sosa, la question du nommage de mes sources est revenue sur le devant de la scène. Est-il efficace ? Existe-t-il une norme de nommage des sources en généalogie ? Si oui, est-ce que je la respecte ? Sinon, que dois-je faire pour que mon système soit, enfin, à la hauteur de mes attentes ?
J'ai également interrogés d'autres généalogistes sur le sujet.

Il ressort qu'il n'existe pas de classement universel, normé. Chacun fait comme il veut, ou comme il peut; selon ses méthodes de recherche, sa vision de la pratique.
Lors d'un échange très intéressant avec Jordi Navarro (Papiers et poussières), une question est ressortie de notre lot d'interrogations : est-ce que je gère des individus ou des documents ? Pourquoi classer un acte de naissance sous l'individu né ? Cet acte ne concerne-t-il pas également ses père et mère ainsi que les autres individus cités dans le document ?
Jordi gère ses fichiers par situation géographique, classe les documents dans ces fichiers, le lien avec les individus étant fait dans son logiciel de généalogie. 
Peut-être par déformation professionnelle (;-D) il gère des documents avant de gérer des individus.
J'avoue ne pas avoir cette vision. Je raisonne par individu. 

Ma recherche concerne une personne, l'acte vient ensuite pour prouver mes résultats.

Jordi n'est pas le seul à gérer ses fichiers par lieu. Hormis ma branche maternelle localisée sur un rayon de 20 kilomètres en Ile-et-Vilaine, je me vois mal organiser mes fichiers par départements puis par village. J'ai essayé, j'ai abandonné.
Encore une fois, je raisonne par individu, et nombreux sont ceux qui se déplaçaient d'un département à l'autre, donc ouvrir x fichiers pour retrouver un mariage ou la naissance des enfants est venu à bout de ma patience.

Dans les réponses que j'ai eues, différents types de classement sont ressortis : 
- situation géographique (pays-département-ville) 
- nom de famille / type acte / département
- individu (document concernant l'individu avant son mariage) & couple (documents concernant la vie du couple)
- branche paternelle ou maternelle / quartier

Mon classement se fait par nom de famille / individu
Le dossier individu est nommé numSosa_nom de famille-prénom. Il comprend jusqu'à quatre dossiers : actes / documents / photos / signatures.
Je ne gère pas la notion de lieu dans les fichiers; je l'intègre dans le nom de la source.





Les enfants d'un couple Sosa seront classés dans le fichier du père et nommés nom du père_nom de la mère_année de naissance-prénom ou nom de la mère_nom du père_année de naissance-prénom
- Dans le cas d'unions multiples, l'ajout du nom du deuxième parent au fichier me permet d'identifier rapidement la famille
- La date de naissance permet un ordonnancement naturel des enfants

Une gestion idéale impliquerait que votre système de classement soit le même pour vos fichiers papiers que vos fichiers numériques. Outre un gain de temps et de réflexion, pensez à ceux qui passeront derrière vous. Simplifiez leur le travail en ayant une organisation simple et raisonnée.


En conclusion, la gestion des fichiers généalogiques est un sujet sur lequel il faut réfléchir dès le début. Il n'existe pas de système miracle ni même de norme au sein de la communauté généalogique.
Pour une organisation réussie, prenez le temps de réfléchir sur votre pratique généalogique : comment travaillez-vous ? que recherchez-vous ? que voulez-vous ? quel classement adopteriez-vous à l'instant ?
C'est en mettant vos réponses par écrit que vous verrez se dessiner la réponse.

Comment avez-vous organisé vos fichiers ? Vous pouvez répondre sur la page Facebook de La Gazette.

Merci à Jordi, Maïwenn, Isabelle, Benoît, Tatiana, Valérie d'avoir répondu à mes questions.


EDIT du 18 avril 2012 : modification du titre


12 commentaires :

Bonjour,
En ce qui concerne les actes de mariages, vous les mettez à la fois dans le dossier du mari et dans le dossier de la femme?
Merci d'avance.
Agnès TiColporteur

Bonjour Agnès,

Je classe selon les normes de l'état civil. L'acte de mariage est donc dans le dossier du mari.
Je fais de même pour les photos du couple.

Bonjour Sophie,
Merci beaucoup pour cette information ;) En fait moi je mets les actes de mariage dans le dossier du mari comme de la femme ;)
A bientôt
Agnès

Bonjour,
Vous dites que vous placez les enfants d'un couple sosa dans le dossier du père. J'imagine que cela ne s'applique que pour les enfants non sosa, les enfants sosa apparaissent dans l'arborescence "normale" et nommés "nr sosa_Nom_Prénom". Si je n'ai pas dit de bêtise, cela ne crée t-il pas de confusion?
Merci pour ce message intéressant. J'attends la suite avec impatience!
Nicolas

Bonjour Nicolas,
Effectivement, je place le reste de la fratrie dans le dossier du père avec pour nommage : nom père_nom mère_année de naissance-prénom
Dans le cas de remariage, si c'est le père qui s'est remarié, les enfants seront dans son dossier, si c'est la mère (je parle toujours des Sosa) les enfants issus de cette nouvelle union seront dans son dossier. Le nommage reste le même, il me permet ainsi que voir quel enfant à quels parents d'un seul coup d'oeil.

La suite est en cours d'écriture pour une publication prochaine ;-)

Bonsoir à tous,

Et bien encore, une fois, je dois être à contre-courant. Je classe mes documents par type d'acte. Naissance, Mariage, Décès, Aveux, Dispense de mariage...

Mes fichiers sont au format: Date-Type d'événement-Nom-Prénom-Archives-Cote aux AD

Je refuse de m'appuyer sur un nomage avec numérotation Sosa. Car cette numérotation n'appartient qu'à moi. Si je passe un bout de branche et les fichiers qui vont avec à un cousin, cette numérotation n'évoquera rien pour lui.

Bonsoir Jimbo,

Rassures toi, tu n'es pas le seul à classer tes dossiers de la sorte. Toutefois, il semble que le généalogiste classe d'abord par nom de famille puis par individu (voir sondage sur la page FB de La Gazette).

Je nomme les dossiers individus numSosa_nom-prénom pour classer par ascendance, mais ta remarque est pertinente. D'ailleurs, je n'utilise pas la numérotation Sosa pour nommer le document, afin qu'il soit parlant pour un tiers.

Effectivement, si quelqu'un reprenait la généalogie après moi, la numérotation par Sosa ne lui parlerait pas.

Merci d'avoir soulevé ce point, je n'avais pas réalisé que je n'étais pas allée au bout de ma réflexion.

Bonjour,
je viens de lire votre article et personnellement, je classe par type d'acte puis sur le fichier je mets le NOM et Prénom(s) ainsi que l'année de l'acte entre parenthèse.
Exemple : Copie d'actes => Naissance => BERGER Augustine Rosalie (1883)

Bonjour Romain,

Votre méthode rejoint celle de presque nous tous. Puis-je savoir pourquoi vous indiquez "copie d'actes" ?

Merci.

Bonjour Sophie, il s'agit du nom de dossier dans lequel je classe les copies d'actes d'où le nom.

Ce commentaire a été supprimé par l'auteur.

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